Hier erhältst Du eine Übersicht über unsere Fachbereiche und ihre Zuständigkeiten:
Fachbereich Hauptverwaltung - I.1
Der Fachbereich Hauptverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Stadtverwaltung und übernimmt eine Vielzahl von Aufgaben, die für einen reibungslosen Ablauf und eine effiziente Organisation von Bedeutung sind. Innerhalb dieses Bereichs werden verschiedene Schlüsselfunktionen wahrgenommen, um sicherzustellen, dass die internen Prozesse effektiv gestaltet sind.
Die Abteilung Organisation ist dabei verantwortlich für die sogenannte Aufbauorganisation und das Prozessmanagement. Die Aufbauorganisation beschäftigt sich mit der Strukturierung und Gliederung der Organisation, indem sie Hierarchien, Aufgabenverteilung, Kommunikationswege und Koordinationsmechanismen festlegt. Hierbei dienen das Organigramm und der Stellenplan als wichtige Werkzeuge.
Das Prozessmanagement hingegen legt konkret fest, wie Aufgaben und Prozesse von ihrer Entstehung bis zur Erledigung ablaufen. Ziel ist es, die Effizienz und Effektivität der täglichen Arbeitsabläufe zu optimieren, wobei typischerweise Dienstanweisungen als Instrumente zur Regelung dienen.
Die Arbeitszeiterfassung, Beihilfen, Reisekosten und Versicherungsfragen werden als interne Dienste zentral für die gesamte Verwaltung durchgeführt. Hierzu gehören auch die Kantine, die Druckerei und die Poststelle.
Das Büro des Rates fungiert als Dreh- und Angelpunkt für die Koordination und Unterstützung der politischen Entscheidungsträger. Hier werden die organisatorischen Abläufe der politischen Ebene verwaltet und koordiniert.
Die Abteilung Verwaltungsdigitalisierung hat die Aufgabe, die Einführung und Umsetzung digitaler Technologien und Prozesse in der Verwaltung zu fördern und zu koordinieren. Ihr Ziel ist es, die Effizienz und Bürgerfreundlichkeit der Verwaltung zu verbessern, indem sie moderne Informationstechnologien nutzt. Dabei arbeitet sie eng mit der Organisationsabteilung bei der Digitalisierung von Arbeitsprozessen zusammen.
Die EDV-Abteilung ist für die Informationstechnologie der Stadtverwaltung verantwortlich. Zu ihren Aufgaben gehören die Installation, Wartung und Aktualisierung von Software und Hardware, die Sicherstellung eines reibungslosen Netzwerkbetriebs, die Gewährleistung der Datensicherheit und -integrität sowie die Unterstützung der Mitarbeiter bei IT-relevanten Fragen.
Fachbereich Sicherheit und Ordnung - I.2
Sicherheit und Ordnung
Die Verwaltung und Regelungen im Bereich der öffentlichen Ordnung decken ein breites Spektrum von Angelegenheiten ab. Dazu zählen u.a. die Überwachung von Gaststätten und die Erteilung von Gaststättenkonzessionen, die Durchführung von Bußgeldverfahren, die Beseitigung von Kampfmitteln sowie die Aufsicht über Brauchtumsfeuer.
Gewerbeangelegenheiten wie Anmeldung, Abmeldung und Ummeldung von Gewerbetreibenden werden hier bearbeitet, ebenso wie Fragen zur Hundehaltung und zum Immissionsschutz. Auch die Organisation von Wochenmärkten, Feierabendmärkten sowie die Genehmigung von Jahrmärkten, Sondermärkten und fallen in diesen Zuständigkeitsbereich.
Gemeinsam mit den Einsatzkräften der Polizei sorgt der Ordnungsbereich für die sichere Durchführung von Veranstaltungen unter Beachtung des Nichtraucherschutzgesetzes und anderer Vorschriften.
Der kommunale Ordnungsdienst kümmert sich um die Einhaltung von Vorschriften nach der Ordnungsbehördlichen Verordnung und ahndet die Ordnungswidrigkeiten und überwacht den ruhenden Straßenverkehr.
Weitere Aufgaben umfassen die Lebensmittelüberwachung, die Bekämpfung von Ratten, die Regelungen zum Reisegewerbe sowie die Sicherstellung des Sonn- und Feiertagsschutzes. Die Verwaltung von Spielhallenerlaubnissen, die Tierseuchenbekämpfung und die Überwachung des Wochenmarktgeschehens sind ebenfalls Bestandteil dieser vielseitigen Verwaltungsarbeit.
Bürgerbüro
Im Bürgerbüro werden zahlreiche Dienstleistungen für die Einwohner/innen im Stadtgebiet angeboten. Hierzu gehören Anmeldungen und Ummeldungen des Wohnsitzes sowie die Beantragung verschiedener Dokumente wie den Personalausweis, Reisepass und Führerschein.
Das Bürgerbüro bietet ebenfalls Beratungen und Antragsannahmen für diverse Bereiche wie Fischereierlaubnisse, Führungszeugnisse, Gewerbezentralregisterauskünften sowie Lebensbescheinigungen.
Des Weiteren werden beim Standesamt Leistungen für die Anmeldung zur Eheschließung, die Ausstellung von Urkunden wie Geburtsurkunden, Eheurkunden und Sterbeurkunden, sowie Namensänderungen angeboten.
Weitere Services sind die Beglaubigung von Dokumenten, Informationen zur Einbürgerung sowie die Unterstützung bei Wahlen, Statistikangelegenheiten und der Rundfunkgebührenbefreiung. Außerdem werden Stadtpläne und -karten ausgegeben und der Behinderten-Fahrdienst sowie -Parkausweise angeboten.
Mietpreisüberwachungen sind ebenfalls Bestandteile der Verwaltung und Unterstützung im sozialen Bereich.
Fachbereich Personalverwaltung - III.1
In einem breit gefächerten Aufgabenbereich der Personalverwaltung liegen zahlreiche Verantwortlichkeiten, die das effektive Management der Arbeitskräfte sowie die Sicherstellung der Einhaltung von arbeitsrechtlichen Bestimmungen beinhaltet.
Die Verwaltung der Beamten und tariflich Beschäftigten von A bis Z, die strategische Planung, Implementierung und Ausführung von Maßnahmen, die darauf abzielen, die Fähigkeiten, Kompetenzen und Motivation der Mitarbeiter/innen zu verbessern, das Betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM), sowie die Gewährleistung des Datenschutzes sind bedeutende Bereiche, um eine professionelle Personalarbeit sicherzustellen.
Die Betreuung der Auszubildenden und Praktikantinnen, das Onboarding neuer Mitarbeiter/innen sowie die Pflege der Unternehmenspräsenz in den sozialen Medien sind essentielle Aufgaben, um einen gelungenen Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen und eine positive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Darüber hinaus umfasst die Verwaltung das Gesundheitsmanagement, die Förderung der Leistung und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden sowie das Lob- und Anerkennungsmanagement (LOB). Es werden Stellenangebote und Stellenausschreibungen erstellt sowie der komplette Prozess der Stellenbesetzung durchgeführt.
Fachbereich Finanzen - III.2
Der Fachbereich Finanzen ist verantwortlich für die Verwaltung der finanziellen Ressourcen der Stadtverwaltung. Er sich setzt sich zusammen aus den Abteilungen
• Kämmerei
• Stadtkasse
Hierfür stellt die Kämmerei den jährlichen Haushaltsplan auf, in dem alle zu erwartenden Erträge, Aufwendungen sowie Ein- und Auszahlungen aufgelistet werden.
Daran anschließend wird nach Beendigung des Jahres ein Jahresabschluss erstellt, in dem alle tatsächlichen Erträge und Aufwendungen sowie Ein- und Auszahlungen gegenübergestellt werden. Parallel wird eine Bilanz aufgestellt, in der das Vermögen und die Schulden der Stadt aufgeführt sind.
Ebenfalls eine bedeutende Rolle spielen die unterjährige Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die Finanzstatistiken, sowie das Beteiligungsmanagement unserer städtischen Töchter.
Die Finanzierung der Stadtverwaltung erfolgt durch zahlreiche Einnahmen, die aufgabenbezogen von den jeweiligen Fachbereichen festgesetzt werden.
Die Kämmerei erhebt
• Grundsteuer
• Gewerbesteuer
• Hundesteuer
• Vergnügungssteuer
• Abfallbeseitigungsgebühren
• Straßenreinigungsgebühren
• Erschließungsbeiträge
• Straßenausbaubeiträge
Daneben wird das Rechnungswesen für den Abfallbereich betreut und die Straßenreinigungspflicht überwacht. Unbedenklichkeitsbescheinigungen gehören ebenfalls zum Aufgabenspektrum.
Des Weiteren werden Ausschreibungen für Bauprojekte und Beschaffungen aller Art im Rahmen der Zentralen Vergabestelle durchgeführt.
Ein zentrales Fördermittel- und Projektmanagement wird organisiert, um eine effiziente und gezielte Nutzung von Ressourcen sicherzustellen.
Und auch eine Stadtverwaltung unterliegt Steuerpflichten. So sind beispielsweise bestimmte Erträge umsatzsteuerpflichtig oder für einzelne Bereiche müssen Gewinne versteuert werden.
Die Stadtkasse verwaltet und überwacht die Geldbestände der Stadt. Hierzu erfasst und überwacht sie die Ein- und Auszahlungen und stellt sicher, dass die Liquidität der Stadt jederzeit gewährleitet ist.
Vollstreckungen durch eigene Mitarbeiter/innen und Amtshilfeersuchen sind ein weiterer Teil der Tätigkeiten, die auch eine kooperative Zusammenarbeit mit anderen Behörden erfordern, um Vollstreckungsmaßnahmen durchzuführen und rechtliche Angelegenheiten zu klären.
Des Weiteren befasst sich die Stadtkasse mit Insolvenzen, Zwangsversteigerungen und -verwaltungen, um in rechtlichen Angelegenheiten im Zusammenhang mit finanziellen Belangen tätig zu werden und angemessene Verfahren durchzuführen.
Fachbereich Jugend- IV.1
Der Fachbereich Jugend in Heiligenhaus setzt sich zusammen aus drei Säulen:
Jugendpflege
Der Abteilung Jugendpflege zugehörig sind neben den drei städtischen Kitas, die Fachberatung Kindertagespflege, die Fachberatung Kitas, das Spielhaus Oberilp und der Club. Zu der Abteilung Jugendpflege zählen die „Frühen Hilfen“, also niedrigschwellige Angebote für Eltern ab der Schwangerschaft und Familien in belasteten Lebenslagen mit Kindern bis zu drei Jahren. Des Weiteren ist diese Abteilung auch für die offene Kinder- und Jugendarbeit zuständig. Dabei handelt es sich um einen Teilbereich der professionellen Sozialarbeit mit einem sozialräumlichen Bezug und einem sozialpolitischen, pädagogischen und soziokulturellen Auftrag.
Jugendhilfe
Die Kinder- und Jugendhilfe umfasst Leistungen und Aufgaben, die durch öffentliche und freie Träger zugunsten junger Menschen und deren Familien erbracht werden. Die Angebote umfassen unter anderem eine Beratung in allgemeinen Fragen der Erziehung, in Fragen der Partnerschaft oder Trennung und Scheidung, Beratung und Unterstützung der Personensorge und des Umgangsrechts. Daneben gibt es die Hilfen zur Erziehung, die in Anspruch genommen werden können, wenn Eltern es nicht schaffen eine kindeswohlförderliche Erziehung zu gewährleisten. Hier können sowohl ambulante als auch stationäre Unterstützungsangebote geleistet werden. Zur Abteilung Jugendhilfe zählen auch der Adoptions- und Pflegekinderdienst, die Jugendhilfe im Strafverfahren und die Hilfe für Menschen mit seelischer Behinderung nach § 35a SGB VIII. Da ab 2028 das Jugendamt auch für alle Kinder- und Jugendlichen mit körperlicher und geistiger Behinderung zuständig ist, wurde zum 01.01.2024 eine Verfahrenslotsin eingestellt, die – wie das Wort schon sagt – als Lotsin für die Familien fungiert, die ein behindertes Kind haben und Unterstützung benötigen.
Verwaltung Jugendamt
In der Verwaltung des Jugendamtes laufen alle Kosten zusammen, die im Rahmen der Jugendhilfe anfallen. Dazu zählen die Beistandschaften die fürs Kind agieren und bei Bedarf gerichtliche Unterhaltsansprüche geltend machen können. Die wirtschaftliche Jugendhilfe, die sich mit der gesamten finanziellen Abwicklung aus dem Bereich der Hilfen zur Erziehung befasst, die Abteilung Elternbeiträge die für die Kitagebühren und für die OGS, die Mittagessen und für die Vergütung der Tagespflegepersonen zuständig ist. Auch kümmert sich eine Mitarbeiterin um den reibungslosen Ablauf im Bereich der Kitakosten. Also die Personal -und Betriebskosten der Kitas in Heiligenhaus.
Fachbereich Soziales- IV.2
Die Verwaltung und Unterstützung im Bereich sozialer Angelegenheiten und Integration beinhaltet eine breite Palette von Aufgaben.
Die Abteilung allgemeine Sozialhilfe und Wohnungswesen umfasst die Gewährung von Wohngeld, Leistungen für Bildung und Teilhabe, Erteilung von Wohnberechtigungsscheinen und die Vermittlung von Sozialwohnungen sowie einen Rentenservice.
Die Abteilung wirtschaftliche soziale Hilfe ist für vielfältige Leistungsangelegenheiten nach dem 12. Buch Sozialgesetzbuch (SGB XII), Asylbewerberleistungsgesetz (AsylbLG) und dem Unterhaltsvorschussgesetz (UVG) zuständig. Zu den Hauptaufgaben zählen hier die Sicherstellung des Lebensunterhaltes von erwerbsunfähigen Personen, Personen die die Altersgrenze erreicht haben sowie von Asylbewerbern. Darüber hinaus werden auf Antrag auch Leistungen für minderjährige Kinder gewährt, wenn das Kind bei einem Elternteil lebt und der andere Elternteil den Unterhalt nicht zahlen kann.
Die Abteilung Integration und soziale Betreuung unterstützt Geflüchtete und Menschen mit Migrationshintergrund in vielen Bereichen wie Angebote für Asylbewerber und Antragstellungen. Es findet eine Vermittlung in Sprachkurse u.a. integrationsfördernde Maßnahmen statt. Es werden kulturelle Werte und das gesellschaftliche Zusammenleben in Deutschland vermittelt. Dies schließt die technische Betreuung von Asylbewerbern und Flüchtlingen, die Verwaltung von Unterkünften.
Bei der Pflege-und Wohnberatung und der Seniorenbetreuung stehen neben der Unterstützung der Senioren und Seniorinnen im Fall eintretender Pflegebedürftigkeit die Betroffenen und pflegenden Angehörigen im Fokus. In einem Pflegeberatungsgespräch können sich betroffene Bürger/innen darüber informieren, welche Möglichkeiten es zur Wohnraumanpassung und welche Unterstützungs- und Pflegeleistungen im Pflegefall zur Verfügung stehen. Der Soziale Dienst bildet als ergänzende Säule Beratung und Unterstützung in prekären Lebenslagen, insbesondere bei drohender Wohnungslosigkeit an.